Wie viel Zeit kostet Sie eine verlorene Rechnung?
Hand aufs Herz: Wenn ein Kunde anruft und nach einem Beleg von vor zwei Jahren fragt – haben Sie ihn in 10 Sekunden auf dem Schirm? Oder müssen Sie ins Archiv laufen?
Papier ist geduldig, aber es ist auch langsam, teuer und fehleranfällig. Dokumente bleiben auf Schreibtischen liegen, Skonto-Fristen verstreichen und im Homeoffice fehlt der Zugriff auf den Ordner im Büro. Das ist kein modernes Arbeiten.
Ihr Unternehmenswissen an einem Ort.
Wir implementieren mit Docuvita ein Dokumentenmanagement-System (DMS), das mehr kann als nur "Scannen und Speichern". Es ist das digitale Gedächtnis Ihrer Firma.
Vom Papier-Chaos zum digitalen Workflow.
Beispiel: Die automatisierte Eingangsrechnung.
Eingang & Erkennung
Rechnung kommt per Mail oder Scanner. Das System liest die Daten aus und startet den Prozess.
Prüfung & Freigabe
Der Verantwortliche erhält eine Aufgabe (auch direkt in MyFactory): "Rechnung freigeben". Ein Klick, fertig. Keine Mappe wandert mehr durchs Haus.
Buchung & Archivierung
Nach Freigabe werden die Daten an die Buchhaltung übergeben und das Dokument revisionssicher abgelegt.
GoBD-konform und Revisionssicher.
Der Gesetzgeber verlangt, dass digitale Dokumente unveränderbar gespeichert werden. Ein Windows-Ordner reicht dafür nicht aus.
Mit unseren Lösungen sind Sie auf der sicheren Seite. Jedes Dokument wird so archiviert, dass es den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Schlafen Sie ruhig – auch wenn die Betriebsprüfung kommt.
