Kennen Sie diese Herausforderungen im Dokumentenmanagement?
Dokumente liegen verteilt, Freigaben dauern, Wissen steckt in E-Mails – und niemand findet die aktuelle Version.
- Lange Suchzeiten nach Dokumenten
- Versionschaos und fehlende Aktualität
- Zeitaufwändige Freigaben per E-Mail
- Doppelte Ablage und fehlende Transparenz
- Risiken durch fehlende Nachvollziehbarkeit
- Hoher manueller Aufwand und Prozessfehler
So arbeitet Ihr Unternehmen mit DMS
Zentrale Ablage
Alle Dokumente an einem Ort, jederzeit verfügbar.
Schnelle Suche
Dokumente in Sekunden finden – dank Volltextsuche und Metadaten.
Klare Prozesse
Automatisierte Workflows für Freigaben und Prüfungen.
Nachvollziehbare Freigaben
Jeder Schritt ist dokumentiert und revisionssicher.
docuvita: Ihr DMS für effizientes Dokumentenmanagement
docuvita ist eine bewährte DMS-Lösung, die speziell für die Anforderungen des Mittelstands entwickelt wurde. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Dokumente revisionssicher abzulegen, digitale Workflows zu etablieren und Ihr gesamtes Dokumentenmanagement zu optimieren. Mit docuvita behalten Sie den Überblick, reduzieren manuelle Aufwände und steigern die Effizienz in Ihrem Unternehmen.
- Zentrale und revisionssichere Dokumentenablage
- Umfassende Zugriffs- und Rechtesteuerung
- Automatische Versionierung und Historisierung
- Flexible digitale Workflows für Geschäftsprozesse
Funktionen von docuvita und Ihr Nutzen
Revisionssichere Ablage
Was es ist: Dokumente werden manipulationssicher und nachvollziehbar archiviert. Was es bringt: Erfüllen Sie typischerweise Compliance-Anforderungen und reduzieren Sie Risiken.
Volltextsuche & Metadaten
Was es ist: Finden Sie Inhalte in Dokumenten oder über definierte Schlagworte. Was es bringt: Sparen Sie wertvolle Zeit bei der Dokumentensuche.
Versionierung & Historie
Was es ist: Jede Änderung an einem Dokument wird erfasst und frühere Versionen sind abrufbar. Was es bringt: Vermeiden Sie Versionschaos und arbeiten Sie stets mit der aktuellen Fassung.
Rollen- & Rechtekonzept
Was es ist: Definieren Sie genau, wer welche Dokumente sehen oder bearbeiten darf. Was es bringt: Sichern Sie vertrauliche Informationen und gewährleisten Sie Datenschutz.
Digitale Workflows
Was es ist: Automatisieren Sie Freigabe-, Prüf- und Eskalationsprozesse. Was es bringt: Beschleunigen Sie Abläufe und reduzieren Sie Fehlerquellen.
Mobile Zugriffsmöglichkeiten
Was es ist: Greifen Sie auch unterwegs sicher auf Ihre Dokumente zu. Was es bringt: Erhöhen Sie Ihre Flexibilität und ermöglichen Sie standortunabhängiges Arbeiten.
Digitale Workflows und Anwendungsfälle
Eingangsrechnungsprozess
Automatisierte Prüfung und Freigabe von Rechnungen.
Vertragsmanagement
Versionierung, Fristenüberwachung und Freigabeprozesse für Verträge.
Personalakte/HR-Dokumente
Sichere Ablage und Zugriffssteuerung für sensible HR-Dokumente.
Projektakten
Zentrale Ablage und Nachvollziehbarkeit aller projektbezogenen Dokumente.
Qualitätsmanagement
Dokumentenlenkung und Freigabe von QM-relevanten Unterlagen.
E-Mail- & Belegablage
Strukturierte Archivierung von E-Mails und Belegen zu Kunden und Projekten.
Ihr Nutzen: Warum ein DMS unverzichtbar ist
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem ist mehr als nur eine digitale Ablage. Es ist ein strategisches Tool, das Ihrem Unternehmen messbare Vorteile bringt:
- Weniger Suchzeit: Dokumente sofort finden, statt lange suchen.
- Weniger Fehler: Automatisierte Prozesse minimieren manuelle Irrtümer.
- Schnellere Freigaben: Workflows beschleunigen Genehmigungsprozesse.
- Höhere Transparenz: Überblick über alle Dokumente und deren Status.
- Wissen sichern: Wertvolles Unternehmenswissen zentral und zugänglich halten.
Warum docuvita die richtige Wahl für Ihren Mittelstand ist
Fokus Mittelstand
Entwickelt für die spezifischen Anforderungen mittelständischer Unternehmen.
Struktur & Workflows
Intuitive Strukturierung und leistungsstarke Workflow-Engine.
Klare Bedienlogik
Einfache und schnelle Einarbeitung für Ihre Mitarbeiter.
Hohe Erweiterbarkeit
Wächst mit Ihren Anforderungen und neuen Geschäftsprozessen.
Integrationsmöglichkeiten
Nahtlose Anbindung an bestehende ERP- und CRM-Systeme.
Fisel Solution GmbH: Ihr Partner für docuvita
Als erfahrener docuvita-Partner begleiten wir Sie von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Implementierung und darüber hinaus. Was Sie von uns bekommen:
Prozessaufnahme & Zielbild
Wir analysieren Ihre Ist-Situation und definieren gemeinsam Ihr Soll-Zielbild.
Struktur- & Ablagekonzept
Entwicklung von Aktenplan, Metadaten und Ablageregeln.
Einführung & Konfiguration
Professionelle Implementierung und individuelle Anpassung von docuvita.
Migration bestehender Daten
Übernahme Ihrer Dokumente aus Ordnerlaufwerken oder Altarchiven.
Workflow-Design & Umsetzung
Gestaltung und Realisierung Ihrer digitalen Geschäftsprozesse.
Integration in ERP/CRM
Nahtlose Anbindung an Ihre bestehenden Systeme für durchgängige Prozesse.
Schulung & Change Management
Umfassende Schulung Ihrer Mitarbeiter und Begleitung des Wandels.
Support & Weiterentwicklung
Langfristige Betreuung und Unterstützung bei der Systemoptimierung.
Unser Vorgehen: In 4 Schritten zu Ihrem DMS
1
DMS-Erst-Check
Analyse Ihrer Ziele, Dokumentarten, Prozesse und Rahmenbedingungen.
2
Prozess-Workshop
Definition von Soll-Struktur, Workflows und Rollen für Ihr neues DMS.
3
Pilot/MVP
Erste Umsetzung und Live-Betrieb eines Kernprozesses.
4
Rollout & Optimierung
Schrittweise Einführung in weitere Bereiche und kontinuierliche Optimierung.
Messbare Ergebnisse mit docuvita
Kürzere Durchlaufzeiten
Effizientere Prozesse und schnellere Bearbeitung von Vorgängen.
Weniger Fehler
Automatisierung reduziert manuelle Eingabefehler und Schleifen.
Hohe Transparenz
Jederzeitiger Überblick über den Status und die Historie von Dokumenten.
Geringere Prozesskosten
Reduzierung von Papier, Druck und manuellem Aufwand.
Ihr zuverlässiger Partner für digitale Transformation
Die Fisel Solution GmbH ist Ihr erfahrener Spezialist für die Digitalisierung im Mittelstand. Wir setzen auf:
- Mittelstandsfokus: Lösungen, die zu Ihrer Unternehmensgröße passen.
- Pragmatische Umsetzung: Schnelle und zielgerichtete Projekte, ohne Big Bang.
- Prozess- & Integrations-Know-how: Expertise für nahtlose Abläufe und Systemverbindungen.
- Langfristige Betreuung: Wir sind auch nach der Einführung für Sie da.
Wir unterstützen typischerweise Abteilungen wie Einkauf, Buchhaltung, Qualitätsmanagement, HR und Vertrieb.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie lange dauert eine DMS-Einführung?
Die Dauer hängt stark vom Umfang und der Komplexität Ihrer Anforderungen ab. Typischerweise bewegen sich Projekte für den Mittelstand zwischen wenigen Wochen für einen Pilotbereich und mehreren Monaten für eine umfassende Einführung.
Wie starten wir ohne Big-Bang?
Wir empfehlen einen agilen Ansatz mit einem Pilotprojekt für einen klar definierten Kernprozess. So sammeln Sie schnell Erfahrungen, minimieren Risiken und können den Rollout schrittweise erweitern.
Was ist mit Datenschutz/Compliance/GoBD?
docuvita unterstützt Sie dabei, die Anforderungen an Datenschutz (DSGVO) und revisionssichere Archivierung (z.B. GoBD) in vielen Fällen zu erfüllen. Wir beraten Sie zu den technischen Möglichkeiten, eine Rechtsberatung können wir jedoch nicht ersetzen.
Wie läuft die Migration aus Ordnerlaufwerken?
Wir entwickeln ein maßgeschneidertes Migrationskonzept. Dabei werden Ihre bestehenden Dokumente strukturiert in das neue DMS überführt, Metadaten angereichert und gegebenenfalls bereinigt.
Wer definiert Aktenplan/Metadaten?
Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir in Workshops einen passenden Aktenplan und definieren die relevanten Metadaten. Dabei bringen wir unsere Erfahrung aus vielen Projekten ein und berücksichtigen Ihre spezifischen Anforderungen.
Wie wird die Akzeptanz im Team gesichert?
Durch frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter, transparente Kommunikation, umfassende Schulungen und einen einfachen, nutzerfreundlichen Systemzugang fördern wir die Akzeptanz und begeistern Ihr Team für das neue DMS.